📅 ICS Termin-Upload System
Import von Jochen Schweizer / Mydays Terminbuchungen ins Icarus Manifest
🚀 Schnellnavigation
📋 Übersicht
Das ICS Termin-Upload System ermöglicht den automatisierten Import von Terminbuchungen aus dem Jochen Schweizer / Mydays Terminsystem direkt ins Icarus Manifest. Das System verarbeitet ICS-Dateien (iCalendar-Format), extrahiert Kundendaten und Gutscheincodes und erstellt automatisch vollständige Buchungen mit allen notwendigen Informationen.
✨ Hauptfunktionen
- Automatischer Import: Termin- und Kundendaten werden aus der ICS-Datei extrahiert
- Visuelle Vorschau: Alle Daten werden vor dem Import angezeigt
- Gutscheincode-Extraktion: Beliebig viele Gutscheincodes werden automatisch erkannt
- Duplikatserkennung: Verhindert versehentliche Doppelbuchungen
- Terminslot-Zuordnung: Automatische Verknüpfung mit bestehenden Terminslots
- Drag & Drop: Einfaches Hochladen per Mausklick oder Drag & Drop
💡 Tipp
Das System ist speziell für die E-Mail-Anhänge von Jochen Schweizer und Mydays optimiert und benötigt keine manuelle Dateneingabe.
🔄 Workflow & Datenfluss
Der Import-Prozess folgt einem klar strukturierten Ablauf:
Automatisch verarbeitete Daten
| Datenfeld | Quelle in ICS-Datei | Verwendung im System |
|---|---|---|
| Termin-Datum & -Uhrzeit | DTSTART | Zuordnung zum passenden Terminslot |
| Kundenname | DESCRIPTION → Kundeninformation | Vor- und Nachname des Tandemgastes |
| Telefon | DESCRIPTION → Telefon | Kontaktdaten des Kunden |
| DESCRIPTION → E-Mail | Kontaktdaten des Kunden | |
| Gutscheincodes | DESCRIPTION → Gutschein-Codes | Mitteilung der Buchung |
📁 Vorbereitung der ICS-Datei
E-Mail von Jochen Schweizer / Mydays empfangen
Nach einer Terminbuchung über das externe System erhalten Sie eine E-Mail mit der ICS-Datei als Anhang.
ICS-Datei lokal speichern
Öffnen Sie die E-Mail und speichern Sie den Anhang (Dateiendung .ics) auf Ihrem Computer an einem leicht auffindbaren Ort (z.B. Downloads-Ordner).
Upload-Feld öffnen
Navigieren Sie im Icarus Manifest zum Dashboard → JS Termin-Upload
💡 Hinweis zur Dateiendung
Achten Sie darauf, dass die Datei die Endung .ics hat. Andere Dateiformate werden vom System nicht akzeptiert.
📤 Upload-Prozess
Das Upload-Feld bietet zwei Möglichkeiten zum Hochladen:
Methode 1: Drag & Drop
Datei auswählen
Öffnen Sie den Ordner mit der gespeicherten ICS-Datei
Datei ziehen
Ziehen Sie die ICS-Datei per Drag & Drop auf das Upload-Feld. Das Feld hebt sich farblich hervor, wenn Sie die Datei darüber halten.
Datei loslassen
Lassen Sie die Maustaste los, um die Datei hochzuladen
Methode 2: Dateiauswahl per Klick
Upload-Feld anklicken
Klicken Sie auf das Upload-Feld
Datei-Dialog öffnet sich
Ein Dateiauswahl-Dialog Ihres Betriebssystems öffnet sich
ICS-Datei auswählen
Navigieren Sie zur gespeicherten ICS-Datei und wählen Sie diese aus
✅ Nach dem Upload
Sobald die Datei hochgeladen wurde, analysiert das System automatisch den Inhalt und öffnet die Termin-Vorschau.
👁️ Termin-Vorschau
Nach erfolgreichem Upload öffnet sich automatisch ein Vorschau-Fenster mit allen extrahierten Daten:
- ABC123DEF456
- XYZ789GHI012
Kundeninformation:
Max Mustermann
Telefon: +49 123 456789
E-Mail: max.mustermann@example.com
Angezeigte Informationen
📆 Datum & Uhrzeit
Der Termin wird im deutschen Format angezeigt:
- Wochentag
- Datum (TT.MM.JJJJ)
- Uhrzeit (HH:MM)
📝 Beschreibung
Die vollständige Beschreibung enthält:
- Gutscheincodes (beliebig viele)
- Kundenname
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
⚠️ Wichtig: Daten prüfen
Überprüfen Sie in der Vorschau, ob alle Informationen korrekt extrahiert wurden. Bei fehlerhaften Daten sollten Sie den Import abbrechen und die ICS-Datei überprüfen.
Aktionen in der Vorschau
| Aktion | Funktion | Ergebnis |
|---|---|---|
| ✕ Abbrechen | Import abbrechen | Die Vorschau wird geschlossen, keine Daten werden gespeichert |
| ✓ Termin importieren | Import durchführen | Die Buchung wird erstellt und die Kundendaten angelegt |
✅ Import bestätigen
Nach dem Klick auf "Termin importieren" führt das System folgende Schritte automatisch durch:
Terminslot finden
Das System sucht nach einem passenden Terminslot mit dem exakten Datum und der Uhrzeit aus der ICS-Datei.
Duplikatsprüfung
Es wird überprüft, ob bereits eine Buchung für diesen Kunden zu diesem Termin existiert.
Buchung erstellen
Eine neue Buchung wird angelegt und mit dem gefundenen Terminslot verknüpft.
Kundendaten anlegen
Ein neuer Kundendatensatz (Tandemgast) wird erstellt mit:
- Vor- und Nachname
- Telefonnummer
- E-Mail-Adresse
- Status: Primärkontakt
Gutscheincodes eintragen
Alle extrahierten Gutscheincodes werden im Mitteilungsfeld der Buchung gespeichert.
Buchung öffnen
Die neu erstellte Buchung wird automatisch geöffnet, sodass Sie direkt weitere Anpassungen vornehmen können.
✅ Erfolgsmeldung
Nach erfolgreichem Import erscheint eine Bestätigung:
⚠️ Fehlermeldungen
Das System gibt bei verschiedenen Problemen spezifische Fehlermeldungen aus:
Häufige Fehlermeldungen
❌ Falsches Dateiformat
Fehlermeldung: "Bitte nur ICS-Dateien hochladen."
Ursache: Die hochgeladene Datei hat nicht die Endung .ics
Lösung: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Datei aus der E-Mail gespeichert haben.
❌ Ungültige ICS-Datei
Fehlermeldung: "Die ICS-Datei enthält keine gültigen Termindaten."
Ursache: Die ICS-Datei ist beschädigt oder enthält kein VEVENT
Lösung: Laden Sie die ICS-Datei erneut aus der E-Mail herunter und versuchen Sie es erneut.
❌ Kein passender Terminslot
Fehlermeldung: "Kein passender Terminslot gefunden für [Datum] um [Uhrzeit] Uhr."
Ursache: Für das in der ICS-Datei angegebene Datum und die Uhrzeit existiert noch kein Terminslot im System
Lösung:
- Überprüfen Sie, ob das Datum und die Uhrzeit korrekt sind
- Legen Sie den entsprechenden Terminslot im System an
- Führen Sie den Import erneut durch
❌ Lesefehler
Fehlermeldung: "Fehler beim Lesen der Datei." oder "Fehler beim Parsen der ICS-Datei"
Ursache: Die Datei konnte nicht gelesen werden (z.B. beschädigt oder falsches Format)
Lösung: Laden Sie die ICS-Datei erneut herunter und stellen Sie sicher, dass sie nicht beschädigt ist.
💡 Fehler beheben
Bei allen Fehlermeldungen bleibt das Upload-Feld aktiv. Sie können nach der Fehlerbehebung einfach eine neue Datei hochladen, ohne die Seite neu zu laden.
🔍 Duplikatserkennung
Das System verfügt über eine intelligente Duplikatserkennung, die verhindert, dass versehentlich dieselbe Buchung mehrfach importiert wird.
Wie funktioniert die Duplikatserkennung?
Daten extrahieren
Vor- und Nachname werden aus der ICS-Datei extrahiert
Terminslot identifizieren
Das System ermittelt den entsprechenden Terminslot
Datenbank durchsuchen
Es wird geprüft, ob bereits eine Buchung existiert mit:
- Gleichem Terminslot
- Gleichem Vor- und Nachnamen
Import verhindern oder durchführen
Bei gefundenem Duplikat wird der Import abgebrochen, ansonsten fortgeführt
Duplikat erkannt
⚠️ Duplikat-Warnung
Meldung: "Duplikat: Eine Buchung für [Vorname] [Nachname] am [Datum] um [Uhrzeit] Uhr existiert bereits."
Diese Meldung erscheint, wenn bereits eine identische Buchung im System vorhanden ist.
Was tun bei einer Duplikat-Warnung?
| Szenario | Empfohlene Aktion |
|---|---|
| Versehentlicher Doppel-Upload | Keine Aktion erforderlich – das System hat die Duplikat-Erstellung bereits verhindert |
| Legitime zweite Buchung |
|
| Namensgleichheit (verschiedene Personen) |
|
💡 Wichtig zu wissen
Die Duplikatserkennung basiert auf Terminslot + Vor- und Nachname. Unterschiedliche Schreibweisen des Namens werden nicht als Duplikate erkannt.
💡 Best Practices & Tipps
Empfohlener Workflow
✅ Do's
- ICS-Dateien direkt aus der E-Mail speichern
- Vor dem Import Daten in der Vorschau prüfen
- Terminslots vorher anlegen
- Bei Duplikat-Warnung existierende Buchung prüfen
- Nach Import die Buchung auf Vollständigkeit prüfen
❌ Don'ts
- ICS-Dateien umbenennen oder bearbeiten
- Import ohne Datenprüfung durchführen
- Mehrfach dieselbe Datei hochladen
- Dateien mit falscher Endung hochladen
- Import bei Fehlermeldung erzwingen
Zeitersparnis durch Automation
⏱️ Automatisierte Prozesse
Folgende Schritte werden vollautomatisch durchgeführt:
- Automatisch Datum & Uhrzeit-Extraktion
- Automatisch Kundenname-Parsing (Vor- und Nachname)
- Automatisch Kontaktdaten-Extraktion (Telefon, E-Mail)
- Automatisch Gutscheincode-Erkennung (beliebig viele)
- Automatisch Terminslot-Zuordnung
- Automatisch Duplikatsprüfung
- Automatisch Kundendatensatz-Erstellung
- Automatisch Buchungs-Erstellung
Gutscheincodes in der Mitteilung
Alle Gutscheincodes werden automatisch formatiert und im Mitteilungsfeld der Buchung abgelegt. Sie können diese Codes später für weitere Verarbeitungsschritte verwenden.
Terminslot-Vorbereitung
💡 Proaktive Terminslot-Erstellung
Um einen reibungslosen Import zu gewährleisten:
- Prüfen Sie die E-Mail auf das Buchungsdatum
- Stellen Sie sicher, dass der entsprechende Terminslot bereits im System existiert
- Legen Sie ggf. den Terminslot vor dem Import an
- Erst dann die ICS-Datei hochladen
Umgang mit problematischen Importen
| Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Falscher Kundenname | ICS-Datei enthält ungewöhnliches Format | Nach Import manuell im Kundendatensatz korrigieren |
| Fehlende E-Mail oder Telefon | Daten nicht in ICS-Datei enthalten | Nach Import manuell ergänzen |
| Mehrere Termine in einer ICS-Datei | Ungewöhnliche ICS-Struktur | Nur der erste Termin wird importiert – weitere manuell anlegen |
| Gutscheincodes fehlen | Nicht im Description-Feld vorhanden | Manuelle Eingabe im Mitteilungsfeld der Buchung |
Qualitätskontrolle nach Import
Checkliste nach jedem Import
- Kundenname vollständig und korrekt?
- Telefonnummer vorhanden?
- E-Mail-Adresse vorhanden?
- Gutscheincodes im Mitteilungsfeld?
- Terminslot korrekt zugeordnet?
- Status des Tandemgastes: Primärkontakt?
✅ Abschluss
Nach erfolgreicher Qualitätskontrolle ist die Buchung bereit für die weitere Verarbeitung im Icarus Manifest. Alle wichtigen Daten sind erfasst und können für Kommunikation, Abrechnung und Dokumentation verwendet werden.
