Rechnungen dienen zur Abrechnung von offenen Sprungkosten und sonstigen offenen Leistungen. Gutschriften dienen der Abrechnung von Vergütung an Personal, bspw. Tandempiloten, AFF-Lehrer, Videospringer oder Manifest.
Die Abrechnung von Gutschriften erfolgt analog zu den nachfolgend erklärten Abläufen bei der Erstellung von Rechnungen.
Eine neue Rechnung kann durch Klicken auf das + Symbol in der letzten Tabellenzeile oder dem entsprechenden Icon in der Kopfzeile rechts erzeugt werden.
Zunächst wird der entsprechende Kunde aus der Kundendatenbank über das Lupen-Symbol am Auswahlfeld ausgewählt. Dabei kann durch den Button darüber die Auswahlliste auf Kunden mit offenen Rechnungsbetragen bzw. aktive Kunden eingeschränkt werden. Nach der Auswahl werden die Kundendaten in den Rechnungskopf übertragen. Es besteht außerdem die Möglichkeit, offene Rechnungsbeträge durch eine andere Person bezahlen zu lassen, wenn bspw. der Springer und der Bezahler nicht identisch sind.
Unter den Rechnungsdetails werden bei offenen Sprüngen die Anzahl der Sprünge aus 4000m und 1500m als Überblick angezeigt. Details zu den Sprüngen sind im Reiter “Sprünge – Details” verfügbar. Zusätzlich können beliebig viele weitere Rechnungspositionen ergänzt werden.
Im Formular zum Erstellen einer Rechnungsposition kann entweder ein Eintrag aus der Preisliste ausgewählt werden oder alle Angaben zur Rechnungsposition frei erfolgen.
Im nächsten Schritt kann ein Wertgutschein bei Bedarf verrechnet werden.
Zuletzt wird der Zahlungsweg ausgewählt, wobei bei der Auswahl “Überweisung” noch ein Zahlungsziel ausgewählt werden muss, nach dem die Rechnung als überfällig gilt.
Mit Klick auf den grünen Button erfolgen die Prüfabfragen zum korrekt ausgewählten Zahlungsweg und, sofern es sich um einen Sportspringer handelt, die Kontrollfrage bei fehlenden Übernachtungsgebühren.
Zu jeder Rechnung können Teilzahlungen bzw. Anzahlungen mit Datum vermerkt werden. Anzahlungen reduzieren nicht die Gesamtsumme oder ausgewiesene Mehrwertsteuer, sondern dienen lediglich der besseren Nachvollziehbarkeit und Zuordnung von Teilzahlungen aus den Kontoverläufen.
Ist die Rechnung abgeschlossen, so erscheinen im Kopf des Rechnungsformulars die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum, sowie der erstellende Bearbeiter und das Bezahl-Datum. Bei den Zahlungsarten “bar”, “EC-Karte” und “Paypal” wird dieses grundsätzlich mit dem Rechnungsdatum gleichgesetzt.
Außerdem werden die Buttons zum Drucken, Mailversand und zum Editieren verfügbar. Das Editieren einer Rechnung ist in eingeschränktem Zustand solange möglich, wie die Rechnung noch nicht bezahlt wurde.
