📅 Staff-Planer
Dokumentation für Mitarbeiter und Administratoren
🚀 Schnellnavigation
📋 Übersicht
Der Staff-Planer ist ein Dienstplanungssystem für Fallschirmsprung-Betriebe. Es ermöglicht Mitarbeitern, sich selbstständig für Dienste einzutragen, und Schülern, sich für Sprungtage anzumelden.
👨✈️ Dienst-Eintragung für Staff
Mitarbeiter (Piloten, Tandemmasters, AFF-Lehrer, Kameraflyer, Packer, etc.) können sich selbstständig für ihre qualifizierten Dienste eintragen.
👨🎓 Sprungtag-Anmeldung für Schüler
Schüler können sich für Sprungtage anmelden, an denen Ausbildungssprünge stattfinden.
Systemkomponenten
🌐 Frontend Mitarbeiter
- Login mit E-Mail und Passwort
- Kalenderansicht mit freien Slots
- Dienste buchen basierend auf Qualifikation
- Eigene Buchungen stornieren
- Passwort selbst zurücksetzen
⚙️ Backend Admin
- Visuelle Kalenderübersicht mit Flipbox-Karten
- Platzhalter für offene Slots erstellen
- Personal manuell zuweisen
- Slots auf andere Tage duplizieren
- PDF-Export für Zeiträume
📋 Dienst-Typen: Manifest, Pilot, Sprungleiter, Tandemmaster, Videospringer, AFF-Lehrer, Bodenlehrer, Packer, Schüler
🔗 Integration (WordPress)
Das Staff-Planer Frontend wird über einen HTML-Code in eine WordPress-Seite eingebunden. Die Konfiguration erfolgt im Ninox-Backend über die Einstellungen.
⚙️ Einstellungen → Integrationen
Im Ninox-Backend unter Einstellungen → Tab "Integrationen" befindet sich das Feld
⚙️ JSON-Link SETTINGS. Der Link aus diesem Feld wird als data-settings-url im Einbettungscode verwendet.📋 WordPress-Einbindung
Schritt 1: WordPress-Seite erstellen
Schritt 2: HTML-Block hinzufügen
Schritt 3: Einbettungscode einfügen
Schritt 4: Seite veröffentlichen
Schritt 2: HTML-Block hinzufügen
Schritt 3: Einbettungscode einfügen
Schritt 4: Seite veröffentlichen
Wichtig: Die
data-settings-url ist der Ninox-Share-Link aus den Einstellungen. Dieser Link ist spezifisch für eure Datenbank.💻 Einbettungscode
Der vollständige Code für die WordPress-Einbindung:
HTML Zum Kopieren markieren
📝 Parameter:
•
•
•
id: Container-ID für das Formular•
data-settings-url: Ninox-Share-Link mit Settings🔓 Nutzer-Freigabe Admin
Bevor ein Mitarbeiter den Staff-Planer nutzen kann, muss sein Account im Ninox-Backend freigegeben werden.
✅ Freigabe aktivieren
In der Tabelle Kundendaten gibt es das Feld
Freigabe Staff-Planer. Der Toggle muss aktiviert sein, damit der Mitarbeiter sich einloggen kann.🚫 Nicht freigegebene Accounts
Wenn ein Mitarbeiter nicht freigegeben ist, erscheint beim Login eine Fehlermeldung.
Max Mustermann
Freigabe Staff-Planer
Feld in der Tabelle "Kundendaten"
⚙️ Einstellungen Admin
Im Backend können verschiedene Einstellungen für den Staff-Planer vorgenommen werden.
👁️ Namentliche Anzeige von Diensten
Wenn aktiviert, sehen Mitarbeiter im Frontend wer bereits für welchen Dienst eingetragen ist.
🗑️ Austragungen über Frontend
Ermöglicht Mitarbeitern, ihre eigenen Buchungen selbstständig zu stornieren.
⏱️ Vorlauf
Definiert, bis wie viele Tage vor dem Termin eine Stornierung möglich ist.
Einstellungen im Backend
🔐 Login Mitarbeiter
Mitarbeiter melden sich mit ihrer hinterlegten E-Mail-Adresse und einem persönlichen Passwort an.
Erst-Anmeldung
Passwort vergessen anklicken
Bei der ersten Anmeldung existiert noch kein Passwort.
E-Mail eingeben
Die im System hinterlegte E-Mail-Adresse verwenden.
Reset-Link erhalten
Per E-Mail wird ein Link zum Setzen des Passworts gesendet.
Passwort festlegen
Mindestens 6 Zeichen. Danach ist der Login möglich.
🔐 Staff-Planer Login
Melde dich an für Dienste
Passwort vergessen?
Login-Maske
📆 Kalender-Navigation Mitarbeiter
Nach dem Login erscheint der Kalender mit allen verfügbaren Dienst-Slots.
🟢 Grüner Punkt
Ein pulsierender grüner Punkt an einem Tag zeigt an, dass freie Slots verfügbar sind.
🟡 Gelber Punkt
Ein pulsierender gelber Punkt zeigt an, dass an diesem Tag nur belegte Slots vorhanden sind (keine freien). So können Mitarbeiter sehen, wer bereits eingetragen ist.
◀ ▶ Navigation
Mit den Pfeiltasten zwischen Monaten und Jahren wechseln.
Vergangene Tage sind ausgegraut und nicht anklickbar.
Kalender mit freien (grün) und belegten (gelb) Slots
✅ Dienst buchen Mitarbeiter
Ein Klick auf einen Tag öffnet das Buchungs-Modal mit allen verfügbaren Dienst-Typen.
Buchungsablauf
Tag anklicken
Tag mit grünem oder gelbem Punkt wählen.
Dienst-Typ wählen
Nur qualifizierte Dienste sind aktiv.
Bestätigung erhalten
Erfolgsmeldung und Kalender aktualisiert sich.
🔒 Qualifikationsprüfung
Dienste werden nur angezeigt, wenn freie Slots vorhanden sind und der Mitarbeiter qualifiziert ist.
Buchungs-Modal
🗑️ Dienst stornieren Mitarbeiter
Wenn "Austragungen über Frontend" aktiviert ist, können Mitarbeiter ihre Buchungen stornieren.
🗑️ Lösch-Button
Bei eigenen Buchungen erscheint rechts ein Lösch-Button. Dieser wird nur angezeigt, wenn die Vorlaufzeit noch nicht abgelaufen ist.
Stornierungsablauf
Tag anklicken
Tag mit eigener Buchung öffnen.
Lösch-Button klicken
🗑️ neben dem eigenen Namen.
Bestätigen
Sicherheitsabfrage mit OK bestätigen.
Vorhandene Dienste
📋 Max Mustermann (Manifest) 🗑️
✈️ Hans Müller (Pilot)
Eigene Buchung mit Lösch-Button
📊 Dienste-Übersicht Mitarbeiter
Klick auf den eigenen Namen öffnet eine Übersicht aller gebuchten Dienste.
📈 Statistik-Header
- Gesamt: Anzahl aller künftigen Dienste
- Nächste 30 Tage: Dienste in den kommenden 30 Tagen
- Häufigster Dienst: Icon des am meisten gebuchten Typs
🔍 Filteroptionen
- Suchfeld: Filtert nach Dienst-Namen
- Dienst-Typ: Dropdown für einzelne Dienstarten
- Zeitraum: 30 Tage, 3/6 Monate oder alle
📅 Kalender-Export Mitarbeiter
Gebuchte Dienste können als ICS-Datei exportiert und in Kalender-Apps importiert werden.
📋 Event-Inhalte
- Titel: "{Dienst-Name}-Dienst"
- Datum: Ganztägiges Event
- Erinnerung: 1 Tag vor dem Dienst
📱 Kompatibilität
Apple Calendar, Google Calendar, Microsoft Outlook und alle iCal-kompatiblen Apps.
🎓 Schüler-Ansicht Schüler
Nutzer mit dem Status "Schüler" haben eine eingeschränkte Ansicht.
👁️ Eingeschränkte Sicht
Schüler sehen ausschließlich Schülerslots. Alle anderen Dienst-Typen werden ausgeblendet.
📋 Status-Einstellung: Der Schüler-Status wird in der Tabelle "Kundendaten" im Feld "Status" gesetzt.
Schüler sehen nur Schülerslots
🗓️ Backend-Kalender Admin
Im Ninox-Backend steht eine erweiterte Kalenderansicht mit Flipbox-Karten zur Verfügung.
🔄 Flipbox-Karten
- Vorderseite: Datum im blauen Gradient
- Rückseite: Tabs mit Dienst-Übersicht
📑 Rückseiten-Tabs
- ✅ Tab: Zugewiesene Dienste
- ⏳ Tab: Offene Platzhalter
29
✅
⏳
📋 2
🪂 4
Flipbox: Vorder- und Rückseite
👤 Personal zuweisen Admin
Das Backend-Modal zeigt vorhandene Dienste und Optionen zum Hinzufügen.
📂 Linke Spalte
Vorhandene Dienste nach Typ gruppiert mit Namen und Lösch-Buttons.
➕ Rechte Spalte
Dienst-Button: Person zuweisen
+ Button: Platzhalter anlegen
+ Button: Platzhalter anlegen
Modal-Verhalten: Das Modal „Dienst verwalten" bleibt nach allen Aktionen (Person zuweisen, Dienst löschen, Platzhalter anlegen) geöffnet. So können mehrere Änderungen hintereinander vorgenommen werden, ohne das Modal jedes Mal neu öffnen zu müssen. Das Modal wird nur durch den Nutzer selbst geschlossen (X-Button, Klick außerhalb oder ESC-Taste).
📝 konv. Lehrer Bemerkungen Admin Mitarbeiter
Bei konventionellen Lehrern (konv. Lehrer) können Slots durch Bemerkungen unterschieden werden. Dies ermöglicht eine differenzierte Einteilung nach Ausbildungsart oder Einsatzbereich.
💡 Anwendungsbeispiele: Halle, Schlepp, DZ-1, SL, Theorie, Praxis, etc. – Die Bemerkungen sind frei definierbar.
Backend: Bemerkungen vergeben
📝 Bemerkungsfeld
Beim Erstellen eines konv. Lehrer Platzhalters kann im Feld "Bemerkungen (für)" ein freier Text eingegeben werden.
Dieses Feld erscheint nur beim Dienst-Typ "konv. Lehrer".
Dieses Feld erscheint nur beim Dienst-Typ "konv. Lehrer".
🎯 Verwendungszweck
Ohne Bemerkung: Allgemeiner konv. Lehrer Slot
Mit Bemerkung: Spezialisierter Slot (z.B. "Halle" für Hallenausbildung)
Mit Bemerkung: Spezialisierter Slot (z.B. "Halle" für Hallenausbildung)
Platzhalter mit Bemerkung anlegen
Frontend: Slots nach Bemerkung auswählen
📂 Gruppierte Anzeige
Wenn für einen Tag mehrere konv. Lehrer Slots mit unterschiedlichen Bemerkungen existieren, werden diese hierarchisch gruppiert angezeigt.
▶ Aufklappen
Ein Klick auf den übergeordneten "konv. Lehrer" Button klappt die einzelnen Bemerkungen auf. Der Mitarbeiter kann dann gezielt den gewünschten Slot buchen.
🏷️ Bemerkung bei gebuchten Diensten
In der Liste "Vorhandene Dienste" und in "Meine Dienste" wird die Bemerkung als Tag angezeigt.
Aufgeklappte konv. Lehrer Slots
Tipp: Wenn alle konv. Lehrer Slots die gleiche oder keine Bemerkung haben, wird kein aufklappbares Menü angezeigt – der Dienst verhält sich dann wie alle anderen Dienst-Typen.
⧉ Slot-Duplizierung Admin
Slots können von einem Tag auf mehrere andere Tage dupliziert werden – wahlweise nur freie Platzhalter oder inklusive bereits zugewiesener Personen.
📅 Zeitraum
Von / Bis: Definiert den Zielzeitraum
☑ Nur gleiche Wochentage: Slots nur auf gleiche Wochentage duplizieren
☑ Nur gleiche Wochentage: Slots nur auf gleiche Wochentage duplizieren
👤 Mit zugewiesenen Personen
☑ Mit zugewiesenen Personen duplizieren: Wenn aktiviert, werden nicht nur freie Platzhalter, sondern auch bereits belegte Dienste inklusive der zugewiesenen Personen dupliziert.
Eine Info-Box zeigt an, wie viele Dienste mit Person und wie viele Platzhalter dupliziert werden.
Eine Info-Box zeigt an, wie viele Dienste mit Person und wie viele Platzhalter dupliziert werden.
🏷️ Dienst-Typen
Dienst-Typen mit vorhandenen Slots sind vorausgewählt. Bei aktivierter Option „Mit zugewiesenen Personen" werden auch Typen mit belegten Diensten wählbar.
Duplizier-Dialog mit Personen-Option
Hinweis: Das Duplizier-Icon (⧉) erscheint auf Kalenderkarten, sobald mindestens ein Dienst (Platzhalter oder belegt) vorhanden ist.
🗑️ Dienste löschen Admin
Administratoren können Dienste einzeln, tageweise oder komplett löschen. Beide Löschvorgänge entfernen sowohl freie Platzhalter als auch bereits zugewiesene Dienste.
🗑️ Alle Dienste löschen
Der Button „Alle löschen" im Header löscht sämtliche Dienste aus der Datenbank.
Sicherheitsabfrage: Zur Bestätigung muss „ALLE LÖSCHEN" eingegeben werden. Die Eingabe wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt.
Sicherheitsabfrage: Zur Bestätigung muss „ALLE LÖSCHEN" eingegeben werden. Die Eingabe wird automatisch in Großbuchstaben umgewandelt.
📅 Tag löschen
Das 🗑️-Icon auf jeder Kalenderkarte (neben dem Duplizier-Icon) löscht alle Dienste des jeweiligen Tages.
Sicherheitsabfrage: Einfache Bestätigung mit Anzeige des Datums.
Sicherheitsabfrage: Einfache Bestätigung mit Anzeige des Datums.
Alle löschen - Dialog
📄 PDF-Export Admin
Der PDF-Export ermöglicht die Erstellung von Dienstplänen für beliebige Zeiträume.
📅 Datumsbereich
Von: Startdatum
Bis: Enddatum
Bis: Enddatum
📊 Export-Inhalte
- Tabellarische Übersicht
- Gruppiert nach Datum
- Namen der Mitarbeiter
- Platzhalter als "Offen"
📄 PDF Export
Von
01.12.2025
Bis
31.12.2025
Export-Dialog
