📧 SMTP-Einstellungen
E-Mail-Versand im Icarus Manifest konfigurieren📑 Schnellnavigation
📋 Übersicht
Das Icarus Manifest benötigt für den E-Mail-Versand eine eigene SMTP-Konfiguration. Über diese Einstellungen werden alle automatischen Benachrichtigungen, Bestätigungsmails und Systemkommunikation versendet.
🔐 Sichere Übertragung
Verschlüsselte Verbindung über TLS für maximale Sicherheit bei der E-Mail-Übertragung.
📬 Zentrale Konfiguration
Eine Mailbox für alle ausgehenden E-Mails des gesamten Systems.
✅ Status-Überwachung
Echtzeit-Anzeige des Verbindungsstatus und der Einrichtungsphase.
⚙️ Flexible Steuerung
Mailversand kann jederzeit aktiviert oder deaktiviert werden.
Die SMTP-Einstellungen finden Sie unter Einstellungen → Allgemein → SMTP-Einstellungen.
📋 Voraussetzungen
Bevor Sie die SMTP-Konfiguration vornehmen, benötigen Sie folgende Informationen von Ihrem E-Mail-Provider:
| Information | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Pflicht SMTP-Server | Adresse des ausgehenden Mailservers | smtp.example.com |
| Pflicht Port | Portnummer für TLS-Verbindung | 587 oder 465 |
| Pflicht E-Mail-Adresse | Vollständige Absenderadresse | noreply@dropzone.de |
| Pflicht Passwort | Kennwort der Mailbox | Ihr Mail-Passwort |
| Optional Name | Anzeigename des Absenders | Dropzone Musterstadt |
Der SMTP-Server muss TLS-Verschlüsselung unterstützen. Unverschlüsselte Verbindungen werden nicht akzeptiert.
Häufige SMTP-Einstellungen nach Provider
| Provider | SMTP-Server | Port (TLS) |
|---|---|---|
| IONOS / 1&1 | smtp.ionos.de | 587 |
| Strato | smtp.strato.de | 587 |
| All-Inkl | smtp.all-inkl.com | 587 |
| Gmail | smtp.gmail.com | 587 |
| Microsoft 365 | smtp.office365.com | 587 |
Erstellen Sie für das Icarus Manifest eine dedizierte Mailbox (z.B. system@dropzone.de), die ausschließlich für Systembenachrichtigungen verwendet wird.
⚙️ Konfiguration
Geben Sie die SMTP-Zugangsdaten in die entsprechenden Felder ein:
Feldbeschreibungen
| Feld | Beschreibung | Hinweise |
|---|---|---|
| Name | Anzeigename des Absenders in E-Mails | Erscheint beim Empfänger als "Von: Name" |
| Vollständige E-Mail-Adresse der Mailbox | Wird auch als Absenderadresse verwendet | |
| Passwort | Kennwort für die SMTP-Authentifizierung | Bei 2FA ggf. App-Passwort erforderlich |
| SMTP Server | Hostname des ausgehenden Mailservers | TLS-Unterstützung ist Pflicht |
| Port | Portnummer für die Verbindung | Standard: 587 (STARTTLS) oder 465 (SSL/TLS) |
Pflichtfelder, die noch nicht ausgefüllt wurden, werden mit einem roten Rahmen hervorgehoben.
📊 Status-Anzeige
Die Status-Leiste zeigt den aktuellen Stand der SMTP-Konfiguration in Echtzeit an:
Status-Beschreibungen
| Status | Bedeutung | Aktion erforderlich |
|---|---|---|
| Nicht eingerichtet | Keine SMTP-Daten hinterlegt | Alle Pflichtfelder ausfüllen |
| Einrichtung begonnen | Teilweise Daten eingegeben | Fehlende Felder ergänzen |
| Einrichtung läuft | Verbindungstest wird durchgeführt | Bitte warten |
| Einrichtung abgeschlossen | SMTP-Verbindung erfolgreich | Keine – E-Mail-Versand möglich |
| Einrichtung fehlgeschlagen | Verbindung konnte nicht hergestellt werden | Zugangsdaten prüfen |
✅ Aktivierung
Nach erfolgreicher Konfiguration muss der SMTP-Mailversand aktiviert werden:
Das System versendet E-Mails über die konfigurierte SMTP-Verbindung. Alle automatischen Benachrichtigungen werden zugestellt.
Der E-Mail-Versand ist pausiert. Keine ausgehenden E-Mails werden versendet, auch wenn die Konfiguration vollständig ist.
Deaktivieren Sie den Mailversand nur vorübergehend, z.B. für Wartungsarbeiten. Bei deaktiviertem Mailversand erhalten Kunden keine Buchungsbestätigungen oder andere wichtige Benachrichtigungen.
🔧 Fehlerbehebung
Wenn die SMTP-Einrichtung fehlschlägt, prüfen Sie folgende Punkte:
Häufige Probleme und Lösungen
| Problem | Mögliche Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Verbindung fehlgeschlagen | Falscher Server oder Port | SMTP-Serverdaten beim Provider prüfen |
| Authentifizierung fehlgeschlagen | Falsches Passwort oder E-Mail | Zugangsdaten erneut eingeben |
| TLS-Fehler | Server unterstützt kein TLS | Anderen Port versuchen (587 oder 465) |
| Mails werden nicht zugestellt | SPF/DKIM nicht konfiguriert | DNS-Einträge beim Provider prüfen |
| App-Passwort erforderlich | 2-Faktor-Authentifizierung aktiv | App-spezifisches Passwort generieren |
Checkliste bei Problemen
- Überprüfen Sie, ob alle Pflichtfelder korrekt ausgefüllt sind
- Stellen Sie sicher, dass TLS auf dem SMTP-Server aktiviert ist
- Testen Sie die Zugangsdaten in einem separaten E-Mail-Client
- Prüfen Sie, ob der verwendete Port nicht durch eine Firewall blockiert wird
- Bei Gmail/Microsoft: Erstellen Sie ein App-Passwort statt des normalen Kennworts
- Kontaktieren Sie Ihren E-Mail-Provider bei anhaltenden Problemen
Wenn dieser Status dauerhaft angezeigt wird, liegt ein Problem mit den Zugangsdaten oder der Serververbindung vor. Die eingegebenen Daten werden nicht gespeichert, bis eine erfolgreiche Verbindung hergestellt werden kann.
Bei Google-Konten mit aktivierter Zwei-Faktor-Authentifizierung müssen Sie unter Sicherheit → App-Passwörter ein separates Passwort für das Icarus Manifest erstellen.
📝 Zusammenfassung
1. Daten bereithalten
SMTP-Server, Port, E-Mail und Passwort von Ihrem Provider besorgen.
2. Konfigurieren
Alle Pflichtfelder in den SMTP-Einstellungen ausfüllen.
3. Aktivieren
Nach erfolgreicher Einrichtung den Mailversand einschalten.
Sobald der Status "Einrichtung abgeschlossen" anzeigt und der SMTP Mailversand aktiviert ist, werden alle System-E-Mails über Ihre konfigurierte Mailbox versendet. Testen Sie die Einrichtung mit einer Testbuchung oder einer Passwort-Zurücksetzung.
